Rechnungen erstellen
Eine Rechnung sollte kein eigenes Projekt sein. Kundendaten, Leistungen, Preise und Steuern zusammenführen, prüfen und als fertiges Dokument ausgeben – strukturiert und nachvollziehbar.
Die Herausforderung
Der eigentliche Auftrag ist längst erledigt. Trotzdem beginnt danach oft noch einmal die Suche: Welche Leistungen wurden erbracht? Welche Preise waren vereinbart? Sind Kundendaten und Rechnungsanschrift aktuell?
Wer Rechnungen aus verschiedenen Vorlagen, Tabellen oder Textdokumenten erstellt, muss viele Angaben immer wieder zusammensuchen und übertragen. Das kostet Zeit und macht Fehler unnötig leicht.
Eine digitale Rechnungsverwaltung bringt diese Informationen in einen festen Ablauf: Rechnung anlegen, Positionen erfassen, prüfen und fertigstellen. So bleibt der Weg vom Auftrag zur Rechnung nachvollziehbar.
So funktioniert es
Die notwendigen Angaben werden Schritt für Schritt zusammengeführt, statt für jede Rechnung wieder bei null anzufangen.
Kundendaten und Rechnungsinformationen bilden die Grundlage. Vorhandene Angaben können wiederverwendet werden, statt sie jedes Mal neu einzutragen.
Positionen, Mengen, Preise und Steuern werden strukturiert erfasst. Dadurch bleibt nachvollziehbar, wie sich der Rechnungsbetrag zusammensetzt.
Vor dem Abschluss kann die Rechnung geprüft und anschließend als fertiges Dokument bereitgestellt werden – ohne Inhalte aus verschiedenen Dateien zusammenzukopieren.
E-Rechnung
Rechnungen werden nicht mehr nur von Menschen gelesen. Strukturierte elektronische Rechnungen ermöglichen es Empfängern, Rechnungsdaten auch maschinell weiterzuverarbeiten.
Flowtig unterstützt E-Rechnungen und XRechnung. So können Rechnungsdaten strukturiert ausgegeben werden, wenn der Empfänger ein elektronisches Rechnungsformat benötigt.
Elektronische Rechnung
Rechnung RE-2026-1042
Strukturierte Rechnungsdaten
Rechnungsinformationen werden nicht nur optisch dargestellt, sondern strukturiert bereitgestellt.
XRechnung
Rechnungen können für Empfänger bereitgestellt werden, die XRechnung voraussetzen.
Vor der Ausgabe prüfen
Rechnungsdaten lassen sich vor der endgültigen Ausgabe kontrollieren.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Ein Unternehmen hat einen Auftrag beim Kunden abgeschlossen. Die erbrachten Leistungen stehen fest und sollen nun abgerechnet werden.
Statt eine alte Rechnung zu kopieren und anschließend Namen, Anschrift, Positionen und Beträge an mehreren Stellen auszutauschen, wird eine neue Rechnung aus den vorhandenen Daten aufgebaut.
Nach der Prüfung steht ein eindeutiges Rechnungsdokument zur Verfügung. Auch später bleibt nachvollziehbar, was dem Kunden wann und wofür berechnet wurde.
Vom Auftrag zur Rechnung
Kunde auswählen
Die vorhandenen Kundendaten bilden die Grundlage der Rechnung.
Leistungen abrechnen
Leistungen, Mengen und Preise werden als Rechnungspositionen erfasst.
Rechnung fertigstellen
Nach der Prüfung entsteht das fertige Rechnungsdokument für den Kunden.
Nach der Rechnung
Mit dem Erstellen einer Rechnung ist der Vorgang nicht immer abgeschlossen. Der Rechnungsstatus hilft dabei, offene und bezahlte Rechnungen auseinanderzuhalten und auch später zu sehen, wo eine Zahlung noch aussteht.
1.249,00 €
Zahlung ist erfasst.
842,50 €
Die Rechnung ist noch offen.
2.380,00 €
Das Zahlungsziel ist überschritten.
Der Status wird in Flowtig verwaltet. Eine automatische Zahlungserkennung oder ein automatisches Mahnwesen ist derzeit nicht Bestandteil dieses Ablaufs.
Warum digital abrechnen?
Ein strukturierter Rechnungsprozess reduziert wiederkehrende Handarbeit und sorgt dafür, dass Informationen nicht für jede Rechnung neu zusammengesucht werden müssen.
Bereits vorhandene Informationen können für neue Rechnungen genutzt werden, ohne sie erneut abzutippen.
Leistungen, Mengen, Preise und Steuern werden strukturiert dargestellt und lassen sich leichter prüfen.
Rechnungen entstehen nach einem einheitlichen Ablauf statt aus immer neuen Kopien und Vorlagen.
Erstellte Rechnungen bleiben auffindbar und können später einem Kunden oder Vorgang zugeordnet werden.
Typische Einsatzbereiche
Ob einzelne Dienstleistungen, wiederkehrende Arbeiten oder umfangreichere Aufträge: Entscheidend ist, dass aus einer erbrachten Leistung zuverlässig eine nachvollziehbare Rechnung wird.
Flowtig Invoices
Mit Flowtig Invoices erstellen und verwalten Sie Rechnungen digital und behalten Kundendaten, Positionen und fertige Dokumente im Zusammenhang.
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