BETRIEBLICHE KOMMUNIKATION
Eine Nachricht. Viele Menschen, die Bescheid wissen müssen.
Neue Sicherheitsvorgaben, geänderte Abläufe oder wichtige Kundeninformationen: Organisieren Sie Ihre Empfänger, prüfen Sie Ihre Mitteilung und versenden Sie sie kontrolliert.
Kontakte organisierenVersand prüfenStatus nachvollziehen
DIE HERAUSFORDERUNG
Wenn eine wichtige Information viele Menschen erreichen soll
Stellen Sie sich vor: Ab dem nächsten Monat gelten in Ihrem Unternehmen neue Sicherheitsvorgaben. Alle betroffenen Mitarbeiter sollen rechtzeitig informiert werden.
Die E-Mail-Adressen liegen bereits in einer Datei. Einige Personen gehören mehreren Gruppen an. Und bevor die Nachricht verschickt wird, muss der Inhalt noch einmal geprüft werden.
Statt Adressen zusammenzukopieren und auf „Senden“ zu hoffen, hilft ein klarer Ablauf – von der Kontaktliste bis zur Übersicht über die Empfänger.
01 / KONTAKTE ÜBERNEHMEN
Vorhandene Kontaktdaten nutzen statt alles neu einzugeben
Importieren Sie Kontakte aus einer JSON-Datei und ordnen Sie die Felder für E-Mail-Adresse, Vorname und Nachname zu. Beim Import können Sie die Kontakte einer Liste zuweisen und bestehende Einträge bei Bedarf aktualisieren.
02 / EMPFÄNGER ORGANISIEREN
Die richtige Nachricht an die richtige Gruppe
Verwalten Sie Kontakte in Listen, beispielsweise für Mitarbeiter, Teams oder Kunden. Sie können einen Kontakt direkt im Dialog einer Liste hinzufügen oder daraus entfernen. Die ursprüngliche Herkunft bleibt dabei sichtbar.
03 / KONTROLLIERT VERSENDEN
Erst prüfen. Dann versenden.
Gerade bei wichtigen Mitteilungen lohnt sich ein zusätzlicher Kontrollschritt. Flowtig Messaging führt Sie von der Vorbereitung über eine Test-E-Mail bis zur Freigabe und zum eigentlichen Versand.
01
Vorbereiten
Empfänger prüfen und Versand vorbereiten.
02
Testversand
Test-E-Mail an sich selbst senden.
03
Bestätigen
Inhalt nach der Prüfung freigeben.
04
Versenden
Mitteilung an die Empfänger versenden.
04 / ÜBERBLICK BEHALTEN
Auch nach dem Start wissen, was passiert
Sehen Sie die Empfänger einer Sendung in einer Übersicht und finden Sie einzelne Kontakte über die Suche oder Filter wieder. Versandstatus wie ausstehend, versendet, fehlgeschlagen oder übersprungen helfen bei der Einordnung.
Der Versandstatus zeigt den technischen Ablauf – nicht, ob eine E-Mail gelesen wurde.
VIELSEITIG EINSETZBAR
Wenn viele Menschen dieselbe Information benötigen
Der Ablauf eignet sich für unterschiedliche Mitteilungen im Arbeitsalltag – nicht nur für unser Beispiel mit Sicherheitsvorgaben.
01
Sicherheitsvorgaben
Mitarbeiter über neue Regeln oder Schutzmaßnahmen informieren.
02
Wartungsankündigungen
Betroffene Kontakte über geplante Arbeiten informieren.
03
Organisatorische Änderungen
Geänderte Abläufe, Zuständigkeiten oder Öffnungszeiten mitteilen.
04
Serviceinformationen
Kunden über relevante Änderungen oder Einschränkungen informieren.
Hinweis: Ob eine Mitteilung per E-Mail zulässig ist, hängt von Inhalt, Zweck und den geltenden rechtlichen Anforderungen ab.
FLOWTIG MESSAGING
Wichtige Mitteilungen einfach organisieren
Kontakte übernehmen, Empfänger gezielt auswählen und Nachrichten kontrolliert versenden – mit Flowtig Messaging.
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