Regelmäßige Kontrollen
Ob Technikraum, Maschine, Feuerlöscher oder Gebäude: Wiederkehrende Kontrollen gehören in vielen Unternehmen zum Alltag. Mit Flowtig behalten Sie im Blick, was kontrolliert werden muss, wann es fällig ist und was bei der letzten Kontrolle festgestellt wurde.
Die Herausforderung
Viele regelmäßige Kontrollen beginnen ganz unkompliziert: mit einer Liste, einer Tabelle oder einer Absprache im Team. Jemand schaut einmal pro Woche nach dem Technikraum, prüft monatlich eine Anlage oder kontrolliert in festen Abständen bestimmte Bereiche eines Gebäudes.
Schwierig wird es, sobald mehrere Personen, Standorte oder Kontrollpunkte beteiligt sind. Dann reicht es nicht mehr zu wissen, dass sich normalerweise jemand darum kümmert. Es muss nachvollziehbar sein, wann die letzte Kontrolle stattgefunden hat und ob dabei etwas aufgefallen ist.
Eine digitale Dokumentation macht aus einer mündlichen oder organisatorischen Gewohnheit einen nachvollziehbaren Prozess – ohne dass die Kontrolle selbst komplizierter werden muss.
So funktioniert es
Ein QR-Code verbindet den realen Ort oder Gegenstand mit seinem digitalen Kontrollpunkt. Dadurch muss vor Ort niemand erst nach der richtigen Liste, Datei oder Eingabemaske suchen.
Legen Sie fest, was kontrolliert werden soll und in welchem Abstand die Kontrolle wiederholt werden soll.
Der QR-Code führt direkt zum passenden Kontrollpunkt. Ein Smartphone genügt, um die Kontrolle dort zu öffnen, wo sie tatsächlich stattfindet.
Bewertung, Kommentar und bei Bedarf Fotos werden bei der Kontrolle gespeichert. So bleibt später nachvollziehbar, wer wann was festgestellt hat.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Ein Technikraum soll einmal pro Woche kontrolliert werden. An seiner Tür befindet sich ein QR-Code. Beim Rundgang scannt ein Mitarbeiter den Code mit dem Smartphone und landet direkt beim zugehörigen Kontrollpunkt.
Dort ist sichtbar, wann zuletzt kontrolliert wurde. Ist alles in Ordnung, kann die Kontrolle direkt abgeschlossen werden. Gibt es eine Auffälligkeit, lässt sie sich mit einem Kommentar und einem Foto festhalten.
Beim nächsten Rundgang ist damit nicht nur klar, dass die vorherige Kontrolle stattgefunden hat. Auch ihr Ergebnis bleibt erhalten und kann später wieder nachvollzogen werden.
Beispielhafte Kontrollhistorie
Kontrolle durchgeführt
Alles in Ordnung, keine Auffälligkeiten.
Auffälligkeit dokumentiert
Feuchtigkeit entdeckt und mit einem Foto dokumentiert.
Nächste Kontrolle
Der Kontrollpunkt bleibt für den nächsten Rundgang im Blick.
Warum digital dokumentieren?
Der eigentliche Kontrollgang muss nicht komplizierter werden. Der Unterschied liegt darin, dass Informationen nicht mehr auf Zetteln, in einzelnen Dateien oder nur im Kopf der Beteiligten verteilt sind.
Kontrollintervalle machen sichtbar, welche Kontrollpunkte wieder anstehen.
Durchgeführte Kontrollen bleiben erhalten und können später nachvollzogen werden.
QR-Code, Smartphone und Kontrollpunkt gehören zusammen. Zusätzliche Übertragungswege entfallen.
Kommentare und Fotos ergänzen die reine Information, dass eine Kontrolle stattgefunden hat.
Typische Einsatzbereiche
Das Prinzip ist nicht auf eine bestimmte Branche beschränkt. Entscheidend ist, dass ein Ort, Gegenstand oder Bereich wiederkehrend kontrolliert und die Durchführung dokumentiert werden soll.
Flowtig Checkpoint
Mit Flowtig Checkpoint verwalten Sie Kontrollpunkte, Intervalle und durchgeführte Kontrollen an einem Ort – vom QR-Code vor Ort bis zur nachvollziehbaren Historie.
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